Alibre Vault

AlibreVault (Magazyn)

AlibreVault działający w oparciu o M-Files jest w pełni zintegrowanym systemem do zarządzania dokumentacją i procesami w firmie. Narzędzie to pozwala na kontrolę kontaktów, projektów, danych CAD, kontrolę wersji i obsługę praktycznie każdego typu plików, posiadając jednocześnie bardzo szybki i elastyczny mechanizm wyszukiwania.

Wdrożenie AlibreVault w firmie eliminuje duplikaty dokumentów, zapewnia jeden bezpieczny magazyn plików i stanowi jednocześnie system zarządzania przedsiębiorstwem.

Zintegrowany interfejs systemu Windows.

AlibreVault to wirtualny dysk komputera. Integracja z systemem Windows oznacza, dostęp do niego z poziomu każdej aplikacji. Z dodatkowa integracja z pakietem Microsoft Office i Alibre Design zapewnia łatwość dodawania i wykorzystywania plików (dokumentów).

Zapisywanie dokumentów w Magazynie

Dodawanie plików do AlibreVault jest bardzo proste, wystarczy z menu aplikacji wybrać Magazyn i kliknąć zapisz. Kiedy zapisujesz plik do magazynu pojawi się pytanie o rodzaj dokumentu (np. faktura, wniosek, projekt części). Pozwala to na wprowadzenie etykiet opisujących plik, które ułatwiają późniejsze wyszukiwanie.

Przeglądanie dokumentów w Magazynie

Ponieważ zapisując pliki w magazynie podałeś wiele informacji wyszukiwanie i indeksowanie staje się bardzo łatwe. Magazyn nie korzysta z tradycyjnej struktury plików, ale raczej pokazuje „widoki" podobne do filtrów (wyników wyszukiwania). Wykorzystując tą metodę możesz natychmiast wyświetlić pliki CAD, kontakty, faktury, lub wszystko co jest związane z określonym zapytaniem.

Zarządzanie kontaktami

AlibreVault pozwala na zarządzanie wszystkimi kontaktami biznesowymi i relacjami. Możesz stworzyć Klienta, powiązać z nim Kontakt, w którym zawarte będą numery telefonów, adresy, dane osobowe, i wszystko inne co potrzebne do sprawnego wyszukiwania. Potrzebujesz wykaz klientów z określonego województwa, żaden problem.

Zarządzanie procesami, wersjonowanie, wprowadzanie i wyprowadzanie z obiegu

Zarządzanie procesami

AlibreVault pozwala zdefiniować obieg dokumentów. Przykładowo – dokumenty wymagające zatwierdzenia kierownika działu – twój przełożony zostanie poinformowany automatycznie jeśli zatwierdzenie będzie wymagane, a Ty otrzymasz e-mail kiedy to już nastąpi. Możesz stworzyć dowolny przepływ dokumentów w firmie, niezależnie od jego złożoności i określić do jakich funkcji czy informacji mają dostęp poszczególne osoby.

Wersjonowanie

Wersjonować można każdy dokument. Jest to szczególnie ważne w przypadku dokumentacji CAD. Podczas pracy w Alibre Design masz taką możliwość. W każdej chwili możesz otworzyć dokument w poprzedniej wersji jeśli tylko jest taka potrzeba.

Wprowadzanie i wyprowadzanie dokumentów z obiegów

Chcąc otworzyć plik, możesz go wyprowadzić będąc pewnym, że nikt inny nie będzie mógł w tym czasie wprowadzać w nim żadnych zmian. Jeśli plik jest wyprowadzony, jest on dalej dostępny dla innych, ale tylko do odczytu. Możliwe jest również łatwe sprawdzenie kto i kiedy edytował dany plik.